Beste Dokumentenverwaltungssoftware

1. Templafy

2. M-Files

3. Dokuware

4. MasterControl Document Control

5. XaitPorter

Lesen Sie weiter für unsere detaillierte Analyse jedes Systems

In dieser Ära der Green IT und der EU-Datenschutzverordnung (DSGVO) gehen viele Organisationen papierlos. Um dies zu unterstützen, gibt es eine Vielzahl von Dokumentenverwaltungssystemen (DMS), mit denen nicht nur Abfall reduziert, sondern auch Geschäftsprozesse rationalisiert werden können.

Zeit und Geld für das Drucken und Speichern von Papierdokumenten auszugeben, wird zunehmend als schlechte Idee betrachtet. Es besteht nicht nur die Gefahr, dass physische Kopien verloren gehen und beschädigt werden, sondern Sie sind auch dafür verantwortlich, dass sie aufbewahrt werden. Und sie werden sich bald in Ihrem Büro sammeln.

Durch die Implementierung von Dokumenten in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) in Ihrem Betrieb haben Sie Zeit für andere wichtige Bereiche Ihres Unternehmens. Sie sind auch viel sicherer, wenn Sie wissen, dass alle Ihre wertvollen Dokumente und Dateien über Software gespeichert und organisiert werden, anstatt sich in einem Lagerraum zu verirren.

Diese Systeme gibt es schon seit einigen Jahren, aber sie werden immer günstiger und weiterentwickelt. Hier finden Sie eine Auswahl von sechs der besten derzeit verfügbaren Angebote unter Berücksichtigung von Preis, Funktionen, professionellen Bewertungen und Benutzererfahrungen.

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Templafy macht es einfach, mehrere Office-Suiten für Markeninhalte zu verwenden, aber es kann teuer sein

1. Templafy

Eine umfassende Dokumentverwaltungslösung

Plattformen: Web, Desktop, mobil | Abgedeckte Ressourcen: Dokumentenverwaltung, Bearbeitung, Feedback, Zusammenarbeit Cloud-basiert: Ja | Integrationen: MS Office | Kostenlose Testphase: Ja

Benutzerfreundliche SchnittstelleMobile AppsVerborgene Preise

Templafy ist eines der besten Tools für das Dokumentenmanagement. Das System zielt darauf ab, wichtige Office-Suiten und -Lösungen zu integrieren, die täglich von Unternehmen verwendet werden.

Wenn etwas frustrierend sein kann, müssen Markendokumente mit unterschiedlicher Software erstellt werden. Dies kann zeitaufwändig und fragmentiert werden, Templafy kann jedoch helfen. Damit können Sie eine Reihe von Dateien innerhalb des Systems erstellen und diese mit einem einzigen Feed verwalten.

Die Software ist mit einer Reihe von Geräten kompatibel und verwendet die Cloud, um auf alle Ihre Dokumente über Computer, Tablets und Smartphones zugreifen zu können. Es gibt auch automatische Konformitätsprüfungen, und Sie können den Mitarbeitern auch leicht Feedback geben.

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Der Kontakt ist für ein Preisangebot erforderlich, und es ist nicht überraschend, dass die genauen Kosten von der Anzahl der ausgewählten Benutzer, Funktionen und Add-Ons abhängen.

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M-Files kann die meisten Dokumente verwalten und Doppelarbeit vermeiden

2. M-Files

Dokumentensoftware, die Duplizierungen erkennt

Plattformen: Web, mobil | Abgedeckte Ressourcen: Dokumentenverwaltung, Bearbeitung, Vervielfältigungsanalyse | Cloud-basiert: Ja | Integrationen: MS Office, Salesforce CRM | Kostenlose Testphase: 30 Tag

Praktische IntegrationenMobile Apps können zu begrenzt sein

Bei der Dokumentenverwaltung zielt M-Files darauf ab, die internen Arbeitsabläufe zu verbessern und sicherzustellen, dass wichtige Informationen jederzeit sicher sind. Zu den Kunden zählen viele große Unternehmen wie Comcast und Yokohama.

Es gibt ein einziges Depot für eine Vielzahl von Dateien, und Sie können sie leicht nach Client, Projekt, Datum, Status oder anderen Kriterien finden. Die Software zielt darauf ab, Duplizierungen zu vermeiden. Es ist üblich, dass zwei Kopien desselben Berichts oder mehr davon ausgegeben werden. M-Files benachrichtigt Sie, wenn ein Dokument zweimal gespeichert wurde, indem Sie Namen und Projektdaten analysieren. Sie erhalten auch einige hervorragende Integrationen, einschließlich Microsoft Office und Salesforce CRM.

Es gibt eine kostenlose Testversion, aber auf der Website sind keine Preise festgelegt. Sie müssen sich daher für ein Angebot an uns wenden.

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Docuware bietet einen innovativen Cloud-basierten Ansatz, der vollständig skalierbar ist

3. Dokuware

Die Dokumentenorganisation wechselt in die Cloud

Plattformen: Desktop, mobil | Abgedeckte Ressourcen: Dokumentenverwaltung, Cloud-Speicher, Rechnungsverarbeitung | Cloud-basiert: Ja | Integrationen: 500 einschließlich Outlook, Oracle und SharePoint | Kostenlose Testphase: Nein

Umfasst die gesamte Palette von DokumentaufgabenCloud-based storageMobile SupportHidden Pricing

Docuware verfolgt einen Cloud-basierten Ansatz für das Dokumentenmanagement. Es integriert Cloud-Speicher und Büroautomatisierung, um einen digitalen Arbeitsplatz zu schaffen. Diese papierlose Herangehensweise an das gesamte Spektrum der Büroaufgaben ist ein weiteres Beispiel für die digitale Transformation, die heutzutage viele Prozesse antreibt.

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Docuware bietet Dienste zur Erstellung eines „Cloud-Workflows“ für Dokumente. Es ermöglicht den Kauf von Diensten in kleinem Umfang, je nach Bedarf. Wenn Szenarien erstellt werden und die Zuverlässigkeit gewährleistet ist, kann der Dienst für eine größere Bereitstellung skaliert werden.

Mobile Apps, die in diesen Workflow integriert werden können, werden ebenfalls angeboten. So können Sie beispielsweise Quittungen unterwegs scannen, Rechnungen für eine schnelle Zahlung genehmigen und Formulare direkt auf dem Gerät signieren.

Während Docuware eine Demo anbietet, gibt es keine kostenlose Testversion, und die Preisgestaltung, die natürlich von den ausgewählten Diensten abhängt, ist ansonsten verborgen und erfordert, dass sich der potenzielle Käufer für ein individuelles Angebot in Verbindung setzt.

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MasterControl Document Control wird von Aufsichtsbehörden auf der ganzen Welt als vertrauenswürdig eingestuft

4. MasterControl Document Control

DMS konzentrierte sich auf Compliance

Plattformen: Desktop, mobil | Abgedeckte Ressourcen: Dokumentenverwaltung, Zusammenarbeit, Bearbeitung | Cloud-basiert: Ja | Integrationen: Nein | Kostenlose Testphase: Nein

Mobile optimiertAufgestützt von RegulatorenVielfache IntegrationPreisberechnung

In großen Organisationen gibt es häufig Prozesse und Vorschriften, die sicherstellen, dass Dokumente konform sind und die Unternehmensrichtlinien einhalten. Wenn Sie jedoch eine Menge Dateien haben, kann es schwierig sein, solchen Regeln zu folgen.

MasterControl, das von einigen der weltweit größten Aufsichtsbehörden verwendet wird, ist eine Dokumentensteuerungssoftware, die komplexe Vorschriften und Standards weltweit abdeckt. Ziel ist es, die Compliance-Kosten zu senken und die interne Effizienz zu steigern.

Das System automatisiert die Weiterleitung, Zustellung, Eskalation und Genehmigung wichtiger Dokumente vollständig. Es verfügt auch über ein zentrales, sicheres Archiv, in dem Sie Geschäftsdateien speichern und suchen können.

Es gibt keinen Hinweis auf eine kostenlose Testversion, und für die Preisbildung muss das Unternehmen wegen eines Angebots kontaktiert werden.

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XaitPorter bietet Flexibilität und Zusammenarbeit für Dokumente in einer Vielzahl von Formaten

5. XaitPorter

Cloud-basierte Zusammenarbeit auf höchstem Niveau

Plattformen: Desktop, mobil | Abgedeckte Ressourcen: Dokumentenverwaltung, Zusammenarbeit, Bearbeitung | Cloud-basiert: Ja | Integrationen: Microsoft Office, Oracle, Salesforce, SharePoint, Dropbox | Kostenlose Testphase: Demo nur verfügbar

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Vollständig in der Cloud optimierte Funktionen für die Zusammenarbeit mit SmartphonesDas Formular-Management bietet unzureichende Preisgestaltung

Wenn Sie nach einer Cloud-Lösung zum Erstellen von Dokumenten suchen, sollten Sie XaitPorter unbedingt ausprobieren.

Das Tolle an diesem System ist, dass es extrem flexibel ist. Sie können mit Kollegen gleichzeitig zusammenarbeiten und Dokumente bearbeiten, und Sie können problemlos Feedback miteinander austauschen. Es verwaltet auch alle Aspekte des Arbeitsflusses, sodass Sie sich nicht um Formatierung, Nummerierung und Layout kümmern müssen.

XaitPorter hat auch einige nützliche Tricks auf der Integrationsfront. Die Software kann mit Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft Office und Dynamics, SharePoint, OpenText und Dropbox zusammenarbeiten. Derzeit wird es von rund 45.000 Unternehmen weltweit verwendet.

Während es eine Demo gibt, gibt es keine kostenlose Testversion und die Preisgestaltung erfordert die Kontaktaufnahme für ein Angebot.

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Dokmee bietet Cloud-, Desktop- und mobile DMS-Lösungen. Am besten können Sie jedoch ein Mehrbenutzer-Abonnement wählen

6. Dokmee

Sichere Software zur Verwaltung von Geschäftsdokumenten

Plattformen: Desktop, mobil | Abgedeckte Ressourcen: Dokumentenverwaltung, Lagerung | Cloud-basiert: Ja | Integrationen: Nur bei Pro-Version | Kostenlose Testphase: 30 Tag

AutomatisierungsfunktionenFokus auf SicherheitBeefier-Produkte können teuer werden

Dokmee legt größten Wert auf Effizienz und Sicherheit und bietet eine Reihe von Dokumentenmanagement-Angeboten, aus denen Sie auswählen können. Dokmee Desktop für Einsteiger ist nur für einen einzelnen Benutzer gedacht (249 US-Dollar). Es enthält jedoch die meisten Index- und Suchfunktionen sowie Indexierungs- und Freigabefunktionen sowie die meisten Bearbeitungsfunktionen (außer für Versionskontrolle).

Wenn Sie alle Funktionen nutzen möchten, einschließlich der wichtigen Sicherheitsfunktionen, müssen Sie zu Dokmee Professional wechseln, wo auch mehrere Benutzer und eine Reihe von Integrationen wie Microsoft Office Add-Ins (z. B. Microsoft Office Add-Ins) möglich sind Word, Excel und Outlook).

Es gibt auch eine gut ausgestattete Cloud-Version des DMS, obwohl Sie sich bezüglich der Preise für dieses und das Professional-Paket an den Anbieter wenden müssen. Ein weiterer Vorteil ist eine kostenlose mobile App, die für iOS- und Android-Geräte verfügbar ist.

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