Expensify ist ein Desktop- und App-Service, mit dem Geschäftsinhaber und Mitarbeiter ihre Ausgaben mithilfe der Echtzeit-Geldüberwachung verwalten können. Es ist ein dynamischer Ansatz, der für kleine und mittlere Unternehmen hervorragend funktioniert. Expensify wurde jedoch auch so konzipiert, dass größere Unternehmen auch die Ausgaben der Mitarbeiter im Auge behalten können, jedoch auf beruhigend einfache Weise.

Im Mittelpunkt steht dabei die Art und Weise, wie Expensify einen Großteil des Prozesses automatisieren kann. Dies bedeutet weniger Arbeit, um die Dinge im Auge zu behalten, und bessere Ergebnisse bei der Verfolgung und Bearbeitung von Spesenabrechnungen. Die Nützlichkeit von Expensify, insbesondere für die Personen, die es tatsächlich verwenden, wird durch die Art und Weise erhöht, wie es entwickelt wurde. Expensify bietet eine solide benutzerfreundliche Erfahrung und das ist immer ein Bonus.

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Expensify bietet eine Testversion an, mit der Sie sie kostenlos testen können (Bildnachweis: Expensify)

Preisgestaltung

Es gibt zwei Preisvarianten für Expensify, je nachdem, ob Sie eine Einzelperson oder ein Unternehmen sind. Sie können es jedoch kostenlos testen, um zu überprüfen, wie es funktioniert.

In Bezug auf das Paket können Sie dann Track for Individuals auswählen, was 4,99 USD / 3,99 GBP pro Monat entspricht. Dies ist für Einzelpersonen und Einzelunternehmer geeignet, um Einnahmen und Ausgaben zu verfolgen. Sie erhalten unbegrenzte SmartScans (OCR-Belege), automatische Meilenverfolgung und können Ausgaben automatisch kategorisieren.

Als nächstes senden Sie für Einzelpersonen, was 4,99 USD / 3,99 GBP pro Monat entspricht und sich an Mitarbeiter und Kleinunternehmer richtet, um Quittungen an Manager oder Buchhalter zu senden. Sie erhalten alles in Track und können automatisch Berichte zur Erstattung einreichen und Quittungen an jedermann senden.

Das Sammeln für Gruppen kostet 5 USD / 8 GBP pro Monat und richtet sich an Teams und Organisationen, die das Sammeln und Erstatten von Quittungen automatisieren möchten. Das beinhaltet alles in Submit, bietet aber auch die Möglichkeit zur automatischen Synchronisierung mit Buchhaltungssoftware sowie leistungsstarke Abstimmungsfunktionen.

Schließlich eignet sich Control for Groups, das 9 USD / 14 GBP pro Monat kostet, für Unternehmen, die Spesenabrechnung, Kartenverwaltung, Genehmigungen und Erstattungen benötigen. Es bietet alles in Collect sowie die Verwaltung von Unternehmenskarten und mehrstufige Genehmigungsworkflows.

Optionen für Jahresabonnements sind wahrscheinlich der richtige Weg, wenn Sie über mehrere Mitarbeiter nachdenken müssen. Einzelheiten dazu finden Sie auf den Expensify-Preisseiten.

Es stehen vier Basispakete von Expensify zur Auswahl (Bildnachweis: Expensify)

Eigenschaften

Die Funktionen von Expensify sind umfangreich und schnell verfügbar. Insbesondere die App ist eine sehr praktische Lösung, wenn Sie unterwegs sind. Wenn Sie beschäftigt sind, kann es oft ziemlich mühsam sein, die Ausgaben, die Ihnen tagsüber entstehen, fest im Griff zu haben. Mit Expensify können Sie Ihre Belege jedoch problemlos verfolgen und einreichen.

Die Funktionsliste ist ebenfalls sehr umfangreich: Kilometerstand und GPS-Tracking, automatischer Kreditkartenimport, Abgleich von Unternehmenskarten und integrierte Pier-Diem-Funktionen. Geschäftsanwender werden auch die einfache Integration in Buchhaltungssoftware wie QuickBooks, Xero, NetSuite und zahlreiche andere genießen.

Ein Administrator kann Expensify auch so einrichten, dass ein Großteil der Arbeit für Mitarbeiter, die Kosten geltend machen, entfernt wird. Eine Vielzahl vollständig anpassbarer Einstellungen bedeutet, dass viele Dinge bereits für Sie herausgefunden wurden. Die automatische Erstellung von Berichten bedeutet auch, dass die täglichen Verwaltungsaufgaben viel weniger Zeit in Anspruch nehmen.

Expensify funktioniert über eine App oder über die Desktop Edition (Bildnachweis: Expensify)

Performance

Sie werden Expensify höchstwahrscheinlich unterwegs über die App verwenden, die sehr gut zusammengestellt wurde. Das Protokollieren und Nachverfolgen von Ausgaben erfordert wenig Arbeit und die meiste Zeit müssen Sie nur ein Foto von der Quittung machen, und die App erledigt den größten Teil der tatsächlichen Katalogisierung des zu erstattenden Geldes.

Wenn Sie Expensify über die Desktop-Edition verwenden, funktioniert dies ebenfalls auf die gleiche schnelle und effiziente Weise, mit einer Benutzeroberfläche, die wenig schief gehen kann. Geschwindigkeit ist auch ein wichtiger Faktor für die Art und Weise, wie Expensify detaillierte Berichte erstellen kann, was wiederum das Sammeln und Zusammenfassen vieler Ausgaben zu einer viel weniger zeitaufwändigen Aufgabe macht. Sie können auch Dokumente freigeben oder drucken, was für Besprechungen oder Überprüfungszwecke hilfreich ist.

Das Scannen von Belegen ist ein Kinderspiel mit Ihrem Telefon oder das Hochladen über die Desktop-Route (Bildnachweis: Expensify)

Benutzerfreundlichkeit

Ein echter Bonus von Expensify ist die Art und Weise, wie es entworfen und konstruiert wurde. Ab dem Moment, in dem Sie sich anmelden, wird Ihnen eine minimalistische Benutzeroberfläche angezeigt, die nicht nur leicht zu handhaben ist, sondern auch sehr benutzerfreundlich.

Da es nicht viele offensichtliche Hindernisse gibt, können Sie Expensify bald verwenden, um Ihre Ausgaben im Auge zu behalten. Es verfügt außerdem über ein übersichtliches zweigleisiges Setup, mit dem sowohl Einzelpersonen als auch Gruppen ihre Ausgaben überwachen können. All dies lässt sich einfach mit einem allgegenwärtigen integrierten Concierge konfigurieren.

Es ist auch wunderbar einfach, Spesenabrechnungen in Expensify zu integrieren, was es für weniger begeisterte Spesenhalter attraktiver macht. Sie können die App auch für Ihr Telefon herunterladen, während Sie sich auf der Desktop-Oberfläche befinden.

Expensify verfügt auch über eine sehr beeindruckende Reihe von Berichterstellungstools (Bildnachweis: Expensify)

Unterstützung

Sie werden feststellen, dass es eine lebendige Support-Community gibt, wenn Sie Expensify noch nicht kennen. Die Teams auf der ganzen Welt konzentrieren sich auf die Verbesserung ihrer Features und Funktionen.

Es gibt eine lebendige Expensify-Community, die sich hervorragend für Rat und Hilfe eignet (Bildnachweis: Expensify)

Endgültiges Urteil

Wenn Sie Expensify mit wenig Aufwand testen können, ist dies eine großartige Option, um es zumindest zu versuchen, auch wenn Sie nicht davon überzeugt sind, dass es für Sie sein wird. Kurz nach dem Erstellen eines Kontos werden Sie jedoch feststellen, dass Expensify über eine Benutzeroberfläche verfügt, mit der Sie sich nur schwer auseinandersetzen können und die sich sowohl auf Arbeitgeber als auch auf Arbeitnehmer erstreckt.

Die tägliche Verwendung ist ebenfalls schnell und einfach. Eine Kombination aus grundlegender Benutzerfreundlichkeit und automatisierter Funktionalität macht es sehr praktisch. Expensify hat großartige Arbeit geleistet und dafür gesorgt, dass Sie schnell Ausgaben einreichen können, während die Berichte alles so detailliert dokumentieren, wie Sie es benötigen. Schließlich ist auch die Erstattung von Geldern gut gestrafft.

Während es für Freiberufler und Einzelunternehmer funktioniert, ist die Attraktivität für kleine, mittlere und größere Unternehmen leicht zu erkennen, da eine Corporate-Control-Version besonders aussagekräftig ist.

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