Smartsheet ist eine leistungsstarke Web-App, die die Tabellenkalkulation neu erfindet und ihr eine Vielzahl zusätzlicher Funktionen verleiht, die sie unglaublich flexibel machen.

Tatsächlich handelt es sich um eine Datenbank, die wie eine Kalkulationstabelle eingerichtet ist. Während Sie also über Ihre grundlegenden Spalten und Zeilen für Datenwerte verfügen, können Sie ihr viele verschiedene Parameter hinzufügen, Dropdown-Felder hinzufügen, Symbole hinzufügen und sogar Bilder einfügen.

Sie können Daten auch auf verschiedene Arten anzeigen, nicht zuletzt über die Gantt- oder Kalenderansicht, und es gibt ein Dashboard, in das Sie zusätzliche Informationen einbetten können.

Tatsächlich zielt es darauf ab, weit mehr als normale Tabellenkalkulationen zu leisten, um Funktionen abzudecken, die normalerweise in Projektmanagementanwendungen zu finden sind.

(Bildnachweis: Smartsheet)

Einrichten

Die Anmeldung hätte einfach sein sollen, aber bei der Registrierung wurde die Annahme meines Google Mail-Kontos abgelehnt. Nach ein paar fehlgeschlagenen Versuchen gab ich meine geschäftliche E-Mail-Adresse ein, woraufhin ein neuer Registrierungsbildschirm geöffnet wurde, in dem ich mich mit meinem Google-Konto anmelden konnte. Mangelndes gemeinsames Denken – kein guter Anfang.

Sobald Sie sich im Admin-Dashboard befinden, finden Sie ein Video-Tutorial, in dem Sie die Funktionen kennenlernen können. Es ist jedoch schwierig, alles in den Griff zu bekommen. Erwarten Sie, dass Sie häufig pausieren und erneut spielen müssen, denn mit der hohen Leistung ist eine ebenso gute Lernkurve verbunden, um dies sicherzustellen Verstehen Sie die Funktionen, die Sie verwenden müssen.

Das Starten einer einfachen Tabelle ist recht einfach: Es werden verschiedene Vorlagen bereitgestellt, je nachdem, worauf Sie sich am meisten konzentrieren müssen. Dazu gehören Raster, Aufgabenliste oder Projekt, die im Grunde genommen alle das vertraute Tabellenformat haben, mit der Ausnahme, dass Project nach den ersten Zeilen auch einen Kalender integriert. Diese Vorlagen enthalten grundlegende Überschriften, die Sie nach Bedarf beibehalten, bearbeiten oder ergänzen können.

Eine andere Vorlage, Karten, enthält eine Reihe von Spalten, über die Sie Informationen einfach ziehen und ablegen können. Auf diese Weise erinnert es vielleicht ein wenig an Trello, aber es sind immer noch sehr zellbasierte Tabellenkalkulationen, die nur so eingerichtet sind, dass sie anders angezeigt werden.

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Daten verwalten

Natürlich gibt es nichts Einschüchternderes als ein leeres Blatt. Obwohl es die naheliegende Möglichkeit gibt, von vorne zu beginnen, ist eine Importoption verfügbar. Auf diese Weise können Daten aus anderen Tabellenkalkulationsformaten zusammen mit Google Sheets oder Trello aus Microsoft Excel oder Project ins Spiel gebracht werden.

Ich habe dies getestet, indem ich meinen Leselisten-Feed von GoodReads importiert habe. Dabei stellte ich fest, dass die Daten zwar einwandfrei importiert wurden, dass jedoch kleinere Formatierungsprobleme auftraten, die mit dem Befehl replace schnell behoben wurden.

Einer der großen Vorteile von Smartsheet besteht darin, dass Sie Ihrem normalen Tabellenkalkulationsformat zusätzliche Informationen hinzufügen können, z. B. das Einfügen von Bildern oder Kommentaren. In diesem Fall wird in der entsprechenden Spalte ein kleines Symbol angezeigt, das quasi einen Hyperlink zu der betreffenden Datei darstellt.

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Einerseits ist die Verwendung von Symbolen eine nützliche Methode, um festzustellen, ob Informationen hinzugefügt wurden. Auf der anderen Seite können Sie jedoch nicht sehen, was hinzugefügt wurde, ohne durch die Zellen zu navigieren. Ein Mauszeiger bestätigt einfach, dass etwas hinzugefügt wurde, aber es wäre besser, wenn tatsächlich enthüllt würde, was da ist.

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Außerdem gibt es keinen Livestream, in dem angezeigt wird, welche Änderungen an einer Datei vorgenommen werden, die andere Mitarbeiter problemlos anzeigen können. Während Smartsheet Änderungen an einer Datei zum Nutzen anderer Benutzer hervorheben soll, wenn diese sich das nächste Mal anmelden, ist es bekanntlich einfach, sich anzumelden, um etwas zu starten, nur um für etwas anderes abgerufen zu werden und sich erneut anzumelden nochmal.

Sogar ein einzelner Benutzer möchte möglicherweise eine Aktivitätsübersicht mit den erledigten Aufgaben haben, anstatt einzelne Zellen in einer Tabelle überprüfen zu müssen, um zu bestätigen, was sie erledigt haben oder noch nicht erledigt sind.

Beide Probleme wirken sich gegen die Effizienz der Benutzer aus, die eigentlich eine Kernkomponente in einer solchen Software sein sollte.

Beachten Sie außerdem, dass Sie zwar Daten aus Smartsheet in Excel, PDF oder Google Sheets exportieren können, jedoch nur die wichtigsten Tabellendaten exportiert werden und dass möglicherweise zusätzliche, für Smartsheet spezifische Daten verloren gehen.

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Benutzerfreundlichkeit

Wenn Sie sich in Tabellenkalkulationen auskennen, sollte es nicht allzu schwierig sein, sich in den Grundlagen der Verwendung von Smartsheet zurechtzufinden. Was einige Zeit in Anspruch nimmt, um sich daran zu gewöhnen, sind all die zusätzlichen Schnickschnack, mit denen Sie nicht vertraut sind und die möglicherweise nicht wissen, dass sie da sind.

Es gibt viele Hilfeaufforderungen, die durch Klicken auf verschiedene Optionen ausgelöst werden, und es gibt eine Lernbibliothek, die bei der Benutzerschulung hilfreich ist – mit dem Vorbehalt, dass die Videos die Funktionen durchlaufen, anstatt sie einzuführen. Erwarten Sie also viel Zeit zum Anhalten und Wiedergeben , was im Gruppentraining möglicherweise nicht allzu gut ankommt.

Obwohl betont werden muss, dass dies eine leistungsstarke Software ist, die viel mehr kann als Excel, verfügt sie über eine eigene Logik, die auch frustrierend sein kann.

Als ich zum Beispiel mit der Eingabe von arbeitsbezogenen Daten begann, stellte ich schnell fest, dass in den Standardeinstellungen Sonntage oder nationale Feiertage ausgeschlossen sind. Dies bedeutete, dass Aufgaben, die an einem Samstag begonnen wurden und voraussichtlich zwei Tage dauerten, in der Kalenderansicht als drei angezeigt wurden.

Es wäre besser, wenn Administratoren ihre eigenen Bedingungen nach Bedarf hinzufügen könnten, anstatt weiterhin Standardwerte ändern zu müssen, die nicht erforderlich sind.

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Andere Macken sind, dass beim Importieren meiner GoodReads-Daten und beim Einrichten einer Kalenderansicht alle Bücher nicht nach ihrem Titel, sondern nach ihrem ID-Code angezeigt wurden. Ich konnte in den normalen Kopfzeilenbefehlen nichts finden, um dies zu korrigieren. Dann stellte ich fest, dass sich oben rechts tatsächlich ein Einstellungssymbol befindet. Sie haben jedoch vermutet, dass nicht festgelegt werden konnte, welche Spalte in der Kalenderansicht angezeigt werden soll.

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Ich habe endlich herausgefunden, wie ich es ändern kann – aber anstatt einfach die Buchtitelspalte als Primärspalte zu kennzeichnen, musste ich eine neue Spalte erstellen und Daten aus der Primärspalte in diese kopieren und dann Daten aus der Titelspalte in die Primär – beim Umbenennen aller drei Spalten, da Sie keine doppelten Namen haben können. Wieder ist es ein weiteres Beispiel dafür, wie die Standardkonfigurationen der Software mehr Probleme verursachen als lösen können.

Abgesehen von diesem Negativ machen es die verschiedenen Vorlagenformate – und die Möglichkeit, zwischen ihnen zu wechseln – wirklich einfach, Daten zu verwalten. Beispiel: Bei meinen importierten GoodReads-Überprüfungen wurde in der Kalenderansicht schnell deutlich, dass GoodReads eine Menge meiner Überprüfungen zum gleichen Datum zusammengefasst hat, was falsch war.

Das Problem zu beheben war so einfach wie das Ziehen und Ablegen von Daten auf neue Daten, wodurch die Zellen in meiner Tabelle automatisch aktualisiert wurden. Bei meinem Import wurde jedoch wie erwartet kein Dashboard zur Verfügung gestellt, sodass keine darauf basierenden Berichte konfiguriert werden konnten.

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Trotzdem bietet Smartsheet einige wirklich großartige Funktionen, insbesondere die Möglichkeit, Formulare zum Senden von Daten zu verwenden. Diese Formulare können von jedem ausgefüllt werden, z. B. von Dritten, die nicht zu Ihrem Team gehören oder Smartsheet verwenden. Wenn das Formular gesendet wird, werden die Informationen automatisch in ein Blatt eingegeben, z. B. für einen Workflow, einen Anforderungsbericht oder eine Metriktabelle. Dies kann dann über ein Verwaltungsstatus-Dashboard verwaltet werden.

Das Dashboard selbst ist normalerweise anpassbar und kann zusätzliche Informationen wie Bilder, Videos, Formulare usw. einbetten. Diese Informationen können dann an benannte Stakeholder weitergegeben werden. Und das Herzstück der Software ist die Fähigkeit, Daten zu verwalten und zu verfolgen, um Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen weiterzuleiten.

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Geschäftsanwendungen

Smartsheet entwickelt Tabellenkalkulationen zu neuen und interessanten Orten und ist nur in dieser Hinsicht ein klarer Marktführer. Es verkauft sich aber auch unter anderem als Projektmanagement-Anwendung, und hier wird es etwas ungünstiger. Andere Projektmanagement-Tools verfügen über eine benutzerfreundlichere Benutzeroberfläche und eine möglicherweise spezialisiertere Funktionalität.

Smartsheet bietet jedoch eine klare und übersichtliche Darstellung von Daten, die jedem Tabellenkalkulationsbenutzer vertraut sind. Aber auch dann ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass Smartsheet möglicherweise mehr Optionen als Microsoft Excel und Project bietet, aber unterschiedliche Funktionen bietet und einige Benutzer davon abhalten kann. Zu den Einschränkungen gehört die Tatsache, dass Sie zwar mehrere Arbeitsblätter erstellen können, jedoch keine Arbeitsmappen mit Registerkarten erstellen können.

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Um auf die Vorteile zurückzukommen, gibt es zusätzliche Funktionen, die sich auf die Automatisierung von Prozessen und die Erstellung von Workflows konzentrieren und das Projektmanagement näher bringen. Es wird jedoch einige Schulungen erfordern, um die Mitarbeiter auf ein Niveau zu bringen, bei dem sie mit diesen Optionen für Fortgeschrittene und Fortgeschrittene arbeiten können.

Abgesehen davon ist leicht zu erkennen, wie Smartsheet als Ersatz oder – noch besser – als Upgrade von Excel oder einem anderen Tabellenkalkulationsprogramm verkauft werden kann. Das ist der einfache Gewinn.

Der schwierigere Verkauf ist die Smartsheet-Preisgestaltung. Es gibt zwei Hauptebenen, die erste ist individuell und kostet 14 USD (10,83 GBP) pro Monat. Dadurch können Mitarbeiter Blätter kostenlos anzeigen, bearbeiten und verwalten.

Die zweite Stufe richtet sich an Unternehmen mit mehr als drei lizenzierten Benutzern und berechnet 25 USD (19 GBP) pro Benutzer und Monat, jedoch nur bei jährlicher Abrechnung. Dies macht Smartsheet viel teurer als konkurrierende Tabellenkalkulationsprogramme, während es das teurere Ende der Projektverwaltungssoftware darstellt.

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Endgültiges Urteil

Smartsheet leistet eine Menge und könnte sicher jede vorhandene Tabellenkalkulationslösung ersetzen und dabei einen wesentlich höheren Mehrwert in Bezug auf die Menge und die Möglichkeiten bieten. Aber während es viel für Daten tun kann, tut es möglicherweise nicht viel für Benutzer. Aufgrund der skurrilen Konfigurationen und der grundlegenden Benutzeroberfläche weist Smartsheet systembedingte Ineffizienzen auf, durch die die Produktivität möglicherweise nicht nur gesteigert, sondern auch verlangsamt wird.

Darüber hinaus besteht zwar die Möglichkeit der Zusammenarbeit, aber ich vermute, dass die meisten Manager den größten Teil der Dateneingabe noch erledigen müssen. Daher besteht das Risiko, dass es zunächst so aussieht, als würde sich die Arbeitsbelastung erhöhen. Dies kann jedoch durch die Tatsache ausgeglichen werden, dass eine einzige Lösung verwendet wird, um alle Daten und die Verwaltung zu überwachen, anstatt mehrere Pakete zu verwenden.

Auch die Preisgestaltung scheint nicht wettbewerbsfähig zu sein, insbesondere bei einigen intelligenten Projektmanagementlösungen wie Trello, Zoho Projects, Monday.com und Wrike. Smartsheet kann nicht immer mit einigen davon mithalten, insbesondere was die Benutzererfahrung anbelangt. Der Preis liegt jedoch am oberen Ende des Marktes.

Dennoch bietet Smartsheet für Unternehmen, die Wert auf ihre Daten legen und über das grundlegende Tabellenkalkulationsformat hinausgehen und ihren Daten mehr Möglichkeiten bieten möchten, eine sehr echte Lösung.

Insgesamt dürfte Smartsheet den Unternehmensanwender am meisten ansprechen, nicht zuletzt aufgrund seiner anfänglichen Vertrautheit, sondern auch aufgrund der Tatsache, dass Datennutzung und Arbeitsabläufe ein wesentlicher Bestandteil des Betriebs sind. Benutzer kleiner Unternehmen bevorzugen möglicherweise eine Alternative, die sich weniger auf kalte Logik stützt und eine wärmere Benutzeroberfläche hat.